Es aquel que la normativa permite restar de los ingresos para determinar la base imponible del impuesto. Para serlo debe estar vinculado a la obtención de los ingresos de la actividad, ser real, estar justificado documentalmente y haberse registrado en los libros o en la contabilidad en el ejercicio que corresponda. Si falta cualquiera de esos elementos, el gasto podrá ser real desde el punto de vista económico, pero no será fiscalmente deducible.

Para deducir la cuota de IVA, no: se exige factura completa con los datos del destinatario, por lo que el ticket o factura simplificada sin identificación del receptor no habilita la deducción. A efectos del impuesto directo el ticket puede servir como principio de prueba junto con el justificante de pago y la coherencia del gasto con la actividad, pero es una posición mucho más débil. La solución práctica es pedir factura completa desde el principio, especialmente en combustible, hostelería y suministros.

No necesariamente, y esta es la confusión más costosa. Son impuestos con reglas de deducibilidad distintas. El caso más claro es el vehículo: en IRPF rige la afectación exclusiva y, salvo actividades tasadas, el turismo de uso mixto no es deducible en absoluto, mientras que en IVA la ley presume una afectación del 50% y permite deducir esa mitad sin necesidad de prueba adicional. En sentido inverso, un regalo a un cliente puede ser gasto deducible en el impuesto directo dentro del límite del 1% y, en cambio, su IVA no ser deducible por aplicación del artículo 96 de la Ley del IVA.

En el IVA sí, con el régimen específico de deducción de cuotas soportadas con anterioridad al inicio de las entregas de bienes o prestaciones de servicios, siempre que se acredite la intención de destinarlos a la actividad con elementos objetivos. En el impuesto directo la cuestión es más discutida y depende de que pueda probarse la relación del gasto con la actividad que después se inicia. Conviene documentar esa intención desde el primer momento: presupuestos, contratos, licencias solicitadas o proyectos.

Se practica una liquidación que elimina el gasto, con intereses de demora, y con frecuencia se abre un expediente sancionador independiente. La sanción no es automática: exige que la Administración motive la culpabilidad, y una interpretación razonable de la norma excluye la responsabilidad. Por eso la calidad de las alegaciones importa tanto como la del expediente documental. Puede plantearnos su caso escribiendo a Contacto@LRB.es.

Como mínimo durante los cuatro años del plazo de prescripción, contados desde el fin del plazo de declaración del ejercicio. Pero hay supuestos en los que conviene conservarlas mucho más: los bienes de inversión en IVA están sujetos a regularización durante cuatro o nueve años, las bases imponibles negativas pueden comprobarse durante diez años y los elementos amortizables generan gasto durante toda su vida útil. Como criterio práctico, la documentación de las inversiones se guarda mientras el elemento siga en el patrimonio y cuatro años más.