Cuándo se aplica

La regla de prorrata entra en juego cuando el sujeto pasivo, en el ejercicio de su actividad, efectúa conjuntamente entregas de bienes o prestaciones de servicios que originan el derecho a la deducción y otras operaciones análogas que no lo originan.

Las operaciones que no generan derecho a deducir son, fundamentalmente, las exenciones limitadas: enseñanza, asistencia sanitaria, servicios sociales, operaciones de seguro, la mayoría de las operaciones financieras y determinadas operaciones inmobiliarias exentas. No confundir con las exenciones plenas —exportaciones y entregas intracomunitarias—, que sí mantienen el derecho a deducir y no entran en el cálculo como operaciones sin derecho.

Prorrata general

Es la regla por defecto. Se aplica un único porcentaje a la totalidad del IVA soportado, calculado así:

Ambos términos se miden por el importe total de las entregas y prestaciones realizadas en el año natural, excluido el IVA. Quedan fuera del cálculo, entre otras magnitudes, las operaciones realizadas desde establecimientos permanentes situados fuera del territorio de aplicación del impuesto, las entregas de bienes de inversión utilizados en la actividad, y las operaciones inmobiliarias o financieras que no constituyan actividad habitual del sujeto pasivo.

Durante el año se aplica provisionalmente el porcentaje definitivo del año anterior, y en la última autoliquidación del ejercicio se calcula el definitivo y se regularizan todas las deducciones practicadas.

Prorrata especial

En lugar de un porcentaje único, se separa el IVA soportado en tres bloques:

1. Soportado en bienes y servicios usados exclusivamente en operaciones con derecho a deducción

   Deducible al 100%.

2. Soportado en bienes y servicios usados exclusivamente en operaciones sin derecho

   No deducible en absoluto.

3. Soportado en bienes y servicios de uso común

   Deducible aplicando el porcentaje de prorrata general.

Es más laboriosa —exige una contabilidad que permita esa separación— pero casi siempre más ventajosa cuando el grueso de las compras se destina a la actividad que sí genera derecho a deducir.

Cuándo es obligatoria la especial

La prorrata especial se aplica por opción del sujeto pasivo, ejercitada en los plazos y forma reglamentarios, y también de forma obligatoria cuando el montante total de las cuotas deducibles por aplicación de la prorrata general exceda en un determinado porcentaje del que resultaría aplicando la especial. Es decir: si la general le beneficia demasiado, la ley le obliga a la especial.

Ese umbral hace que la elección no sea libre en todos los casos, y que convenga calcular ambas alternativas al cierre de cada ejercicio.

Sectores diferenciados

Distinto de la prorrata, y previo a ella. Cuando un sujeto pasivo desarrolla actividades económicamente distintas —grupos diferentes de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas— cuyos regímenes de deducción difieren en más de cincuenta puntos porcentuales, cada actividad constituye un sector diferenciado con su propio régimen de deducción y su propia prorrata.

Es un régimen exigente en gestión, porque obliga a llevar la deducción de forma separada por sectores, pero también protege al contribuyente: impide que una actividad exenta contamine el derecho a deducir de otra que no lo está.

Ejemplo comparativo

Un profesional que factura 200.000 € por consultoría sujeta y 50.000 € por formación exenta. Prorrata general: 200.000 ÷ 250.000 = 80%.

La diferencia crece a medida que aumenta el peso del gasto directamente afecto a la actividad sujeta. En estructuras con inversiones relevantes en la parte sujeta, la especial puede suponer varios miles de euros anuales.