Inicio/Gastos deducibles en IRPF/Dietas y manutención
Dietas y manutención: gasto deducible con cuatro requisitos
Desde 2018 el autónomo puede deducir sus propias comidas cuando trabaja fuera. No es un derecho general a deducir el almuerzo diario: la ley exige cuatro condiciones simultáneas, y basta que falle una —típicamente el pago en efectivo— para perder la deducción entera.
Sí, con límites diarios y condiciones formales estrictas. Establecimiento de restauración u hostelería, pago por medio electrónico, desplazamiento por motivo de la actividad y respeto de los importes máximos reglamentarios.
La regla del artículo 30.2.5ª c)
La Ley del IRPF permite deducir los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago y no superen los límites cuantitativos previstos reglamentariamente para las dietas de los trabajadores.
Esa remisión al régimen de dietas de los trabajadores es la que introduce, además de los importes, la exigencia de desplazamiento: el régimen de dietas está construido sobre la idea de que el trabajador come fuera porque se desplaza a un municipio distinto del de su centro de trabajo y del de su residencia. La Administración traslada ese requisito al autónomo, de modo que la comida diaria en el propio municipio no genera gasto deducible.
Los cuatro requisitos, uno a uno
-
Que sea manutención del propio contribuyente
La regla se refiere a las comidas del titular de la actividad. Las comidas de empleados siguen el régimen general de dietas del trabajador; las comidas con clientes son atenciones a clientes, con el límite del 1%. Son tres regímenes distintos que conviene no mezclar en la contabilidad.
-
Establecimiento de restauración u hostelería
Restaurantes, bares, cafeterías, hoteles. Quedan fuera la compra en un supermercado, la comida preparada de una tienda de alimentación o el catering adquirido a un proveedor que no sea establecimiento de restauración.
-
Pago por medio electrónico
Tarjeta, transferencia, aplicación de pago móvil. El pago en efectivo excluye la deducción de forma automática, sin admitir prueba en contrario. Es el requisito que más deducciones hace perder.
-
Desplazamiento por motivo de la actividad
El gasto debe producirse en el desarrollo de la actividad, lo que en la práctica administrativa implica un desplazamiento fuera del municipio donde se ubica el centro de trabajo habitual y el domicilio del contribuyente.
Los importes máximos diarios
Los límites son los del régimen de dietas exceptuadas de gravamen para los trabajadores:
| Situación | Sin pernoctar | Pernoctando |
|---|---|---|
| Desplazamiento dentro de España | 26,67 € al día | 53,34 € al día |
| Desplazamiento al extranjero | 48,08 € al día | 91,35 € al día |
Estos importes operan como tope, no como cantidad a tanto alzado: se deduce el gasto real justificado con factura, con el máximo indicado. Si la comida costó 18 €, se deducen 18 €, no 26,67 €. Y si costó 40 € sin pernocta en España, se deducen 26,67 €.
El alojamiento no entra en este límite
Conviene separar dos conceptos que suelen confundirse. Los importes anteriores se refieren solo a la manutención. El alojamiento —el hotel— es un gasto de la actividad deducible por su importe real justificado con factura, sin tope diario, siempre que se acredite el motivo profesional del desplazamiento. Lo mismo ocurre con los billetes de transporte.
Qué documentación hay que conservar
- Factura completa del establecimiento, a nombre y con el NIF del titular de la actividad. El ticket sin identificación impide deducir el IVA y debilita el gasto en IRPF.
- Justificante del pago electrónico: extracto bancario o de la tarjeta, con la coincidencia de fecha e importe.
- Acreditación del desplazamiento y de su motivo: billete, peaje, reserva de hotel, correo de convocatoria de la reunión, factura emitida al cliente visitado, agenda.
- Coherencia interna: si el mismo día se factura a un cliente de otra provincia, la comida en esa provincia se explica sola.
El IVA de las comidas
El artículo 96 de la Ley del IVA excluye del derecho a deducir las cuotas de servicios de hostelería y restauración, salvo que el gasto tenga la consideración de fiscalmente deducible en IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades. Es decir: si la comida cumple los cuatro requisitos y es deducible como gasto, su IVA también lo es, siempre que se disponga de factura completa. Se explica en IVA de restaurantes, hoteles y viajes.
Dietas y manutención
¿Puedo deducir la comida de todos los días si trabajo fuera de casa?
No, si se trata de la comida habitual en el municipio donde tiene su centro de actividad. El régimen está pensado para desplazamientos, no para el almuerzo cotidiano. La Administración rechaza sistemáticamente las deducciones de comidas diarias en el propio municipio, y ese rechazo suele ir acompañado de expediente sancionador porque el criterio es conocido y reiterado.
¿Y si invito a un cliente a comer?
Ese gasto no entra en el régimen de manutención propia: es una atención a clientes. Es deducible, pero con el límite conjunto del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período y sin los topes diarios. Como contrapartida, el IVA de una comida calificada como atención a clientes es habitualmente rechazado por la Administración. Conviene registrar ambos conceptos en cuentas separadas desde el principio.
¿Necesito factura o me vale el ticket?
Para el IVA, factura completa con sus datos: sin ella no hay deducción. Para el IRPF, el ticket junto con el justificante de pago electrónico y la prueba del desplazamiento puede sostenerse, pero es una posición más débil. Dado que hay que pedir el pago con tarjeta de todos modos, pedir también la factura no supone esfuerzo adicional y cierra las dos deducciones.
¿Los importes son por comida o por día?
Por día. El límite de 26,67 € para un desplazamiento en España sin pernoctar cubre la manutención de esa jornada completa, no cada una de las comidas. Si en un mismo día se desayuna, se come y se cena fuera, el conjunto está sujeto al mismo tope diario.
¿Cómo se cuenta el día en un viaje de varias jornadas?
Se aplican los importes con pernocta a los días en que efectivamente se pernocta fuera, y los importes sin pernocta al día de regreso si en él no se pernocta. En desplazamientos al extranjero se aplican los importes correspondientes al país de destino en los días de estancia. Conservar las tarjetas de embarque y las facturas de hotel permite reconstruir el cómputo sin discusión.
¿Y las dietas de mis empleados?
Siguen otro régimen. Para la empresa o el autónomo empleador son gasto de personal deducible por su importe íntegro. Para el trabajador, las cantidades que no superen los límites reglamentarios están exceptuadas de gravamen y no tributan; el exceso sí. La empresa debe poder acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento, y esa acreditación es la que más se comprueba. Lo desarrollamos en dietas y gastos de personal.
Gastos relacionados
- Viajes y alojamiento
- Atenciones a clientes
- IVA de restaurantes y hoteles
- Dietas de personal
- Requisitos de la factura
- Todos los gastos de IRPF
Aviso. Este contenido es informativo y refleja la normativa y el criterio administrativo vigentes en la fecha de su última revisión. Los importes, porcentajes y límites cuantitativos se modifican con frecuencia por leyes de presupuestos y reglamentos, y algunos criterios están pendientes de consolidación jurisprudencial. No sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto. Para una respuesta sobre su situación, escríbanos a Contacto@LRB.es.
¿Tiene dudas sobre un gasto concreto?
Revisamos qué gastos está deduciendo, cuáles no está deduciendo pudiendo hacerlo y cuáles no resistirían una comprobación. Un análisis previo cuesta mucho menos que una liquidación con sanción.