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Requisitos de la factura para que el gasto sea deducible
Sin factura completa no hay deducción de IVA. Con factura completa tampoco está todo ganado. Esta es la lista del contenido obligatorio, la diferencia con la factura simplificada, qué hacer cuando llega con errores y por qué la factura es un requisito formal y no una prueba plena.
Contenido obligatorio de la factura completa
El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece las menciones que debe contener toda factura ordinaria:
- Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Nombre y apellidos o denominación social del expedidor y del destinatario.
- NIF del expedidor y, en los supuestos previstos, del destinatario.
- Domicilio de ambos.
- Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para determinar la base imponible.
- Tipo o tipos impositivos aplicados.
- Cuota tributaria repercutida, consignada por separado.
- Menciones especiales cuando proceda: inversión del sujeto pasivo, régimen especial aplicable, exención y precepto que la ampara, operación intracomunitaria.
Factura simplificada: cuándo vale y cuándo no
La factura simplificada —el antiguo ticket— puede expedirse en los supuestos tasados por el reglamento, fundamentalmente en operaciones de importe reducido y en determinados sectores como hostelería, transporte de personas, aparcamiento o servicios telefónicos.
Su contenido es menor y, en particular, no identifica al destinatario. Por eso, con carácter general, no habilita la deducción del IVA. La solución está prevista en la propia norma: a solicitud del destinatario, el expedidor debe hacer constar los datos de identificación y NIF del destinatario y la cuota repercutida de forma separada. Con esas menciones, la factura simplificada sí permite deducir.
| Documento | Deduce IVA | Sirve como gasto |
|---|---|---|
| Factura completa | Sí | Sí |
| Factura simplificada con datos del destinatario y cuota | Sí | Sí |
| Factura simplificada sin destinatario (ticket) | No | Indicio, con apoyo adicional |
| Recibo o justificante de pago sin factura | No | Débil |
| Factura proforma o presupuesto | No | No |
| Albarán o nota de entrega | No | Complementario |
| Extracto bancario del cargo | No | Complementario |
Errores frecuentes y cómo se corrigen
| Defecto | Consecuencia | Solución |
|---|---|---|
| Factura a nombre de otra persona o entidad | No deducible | Factura rectificativa o nueva a nombre correcto |
| NIF erróneo o incompleto | Defecto subsanable | Factura rectificativa |
| Falta el domicilio del destinatario | Defecto subsanable | Factura rectificativa |
| Descripción genérica: «servicios prestados» | Debilita la prueba de la realidad | Completar con contrato y entregables |
| Falta el desglose de la cuota | No deducible el IVA | Factura rectificativa |
| Numeración no correlativa del emisor | Problema del emisor, no del receptor | No impide la deducción |
| Factura recibida fuera de plazo | Ninguna, si no han pasado cuatro años | Anotar y deducir en el período corriente |
El principio que rige aquí es el que ha consolidado la jurisprudencia europea: los requisitos formales no pueden impedir la deducción cuando se cumplen los requisitos materiales y la Administración dispone de los datos necesarios para comprobarlo. Un error subsanable en una factura no debería traducirse en la pérdida de la cuota. Conviene invocarlo expresamente.
La factura no es prueba plena
Es el reverso del mismo principio, y también conviene conocerlo. La factura acredita que alguien emitió un documento; no acredita por sí sola que el servicio se prestara. En operaciones intangibles la Administración puede rechazar el gasto pese a existir factura correcta si no se aporta evidencia de la prestación efectiva.
Por eso, en servicios de consultoría, dirección, intermediación o marketing, la factura debe ir acompañada de contrato, entregables y trazabilidad del pago. Se desarrolla en cómo justificar un gasto deducible.
Plazos y conservación
- Expedición: en el momento de la operación, o antes del día 16 del mes siguiente cuando el destinatario es empresario o profesional.
- Remisión al destinatario: en el plazo reglamentario desde la expedición.
- Conservación: durante el plazo de prescripción, con los plazos ampliados en bienes de inversión y elementos amortizables.
- Formato: la factura electrónica tiene el mismo valor que la de papel, siempre que se garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad.
La progresiva implantación de la facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales y de los sistemas de emisión verificable modificará sustancialmente estos procesos en los próximos ejercicios: conviene seguir el calendario de entrada en vigor aplicable a cada tipo de obligado.
Requisitos de la factura
¿Puedo deducir con un ticket de gasolinera?
El IVA, no: falta la identificación del destinatario. En el impuesto directo el ticket puede servir como indicio junto con el justificante de pago y la coherencia con la actividad, pero es una posición débil. La solución práctica es asociar una tarjeta o la matrícula del vehículo en la petrolera para recibir factura mensual completa.
¿Qué hago si la factura tiene mi NIF mal?
Solicite factura rectificativa al proveedor. Es un defecto formal subsanable y la jurisprudencia europea impide que un error de esa naturaleza determine la pérdida del derecho cuando se cumplen los requisitos materiales. Pero no espere a que llegue el requerimiento: la rectificación previa evita la discusión.
¿Una factura de hace tres años sirve para deducir?
Sí, si no han transcurrido cuatro años desde el nacimiento del derecho a deducir y se anota en el libro registro de facturas recibidas antes de ejercitar la deducción. Se incluye en la autoliquidación del período corriente. Superado el plazo de cuatro años, la deducción caduca.
¿Es válida una factura enviada por correo electrónico?
Sí. La factura electrónica tiene el mismo valor que la de papel siempre que se garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad, lo que puede lograrse mediante firma electrónica, intercambio electrónico de datos o controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable. Un PDF recibido del proveedor habitual, conservado íntegro y contrastable con el pago, cumple ese estándar.
¿Puedo deducir un gasto sin factura si tengo el pago?
El IVA, nunca. En el impuesto directo, excepcionalmente, si acredita el gasto por otros medios de prueba admitidos en derecho: contrato, justificante de pago, evidencia de la prestación y coherencia con la actividad. Es una posición difícil y no debe convertirse en método. La excepción prevista para pequeños gastos es el porcentaje de difícil justificación de la estimación directa simplificada.
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Aviso. Este contenido es informativo y refleja la normativa y el criterio administrativo vigentes en la fecha de su última revisión. Los importes, porcentajes y límites cuantitativos se modifican con frecuencia por leyes de presupuestos y reglamentos, y algunos criterios están pendientes de consolidación jurisprudencial. No sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto. Para una respuesta sobre su situación, escríbanos a Contacto@LRB.es.
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