De dónde salen los gastos deducibles en IRPF

El rendimiento neto de una actividad económica en estimación directa se determina, con carácter general, conforme a las normas del Impuesto sobre Sociedades, con las especialidades que introduce el artículo 30 de la Ley del IRPF. Esto significa que el punto de partida es el mismo que el de una empresa —ingresos menos gastos correlacionados con ellos— pero con reglas adicionales pensadas para una realidad concreta: la de una persona física cuyo patrimonio personal y patrimonio empresarial conviven.

De ahí nace el concepto que gobierna todo el sistema: la afectación. Un bien o un derecho está afecto cuando se destina a la actividad económica. Y aquí aparece la regla más restrictiva del ordenamiento español en materia de gastos deducibles: cuando se trata de elementos patrimoniales indivisibles —señaladamente un vehículo— la normativa del IRPF no admite la afectación parcial. O se afecta en exclusiva, o no se afecta en absoluto.

Existen dos excepciones expresas a esa rigidez, ambas de aplicación estricta: los suministros de la vivienda parcialmente afecta, con la regla del 30%, y los gastos de manutención del propio contribuyente, con límites diarios. Fuera de esos dos supuestos, el prorrateo no está admitido en bienes indivisibles.

Las cuatro condiciones que debe cumplir cualquier gasto

1. Vinculación con la actividad

   El gasto debe estar correlacionado con la obtención de los ingresos. Un gasto ajeno a la actividad es una liberalidad, y las liberalidades no son deducibles.

2. Justificación documental

   Con carácter general, factura completa. La factura simplificada o el ticket no habilitan la deducción del IVA y debilitan mucho la posición en el impuesto directo.

3. Registro contable

   Anotación en el libro registro de gastos —o en la contabilidad ajustada al Código de Comercio si la actividad es mercantil y no está en estimación directa simplificada—.

4. Imputación temporal correcta

   Al ejercicio de devengo, salvo que se haya optado válidamente por el criterio de cobros y pagos. Adelantar o retrasar gastos entre ejercicios es una de las regularizaciones más sencillas de detectar.

Estimación directa normal y simplificada

La diferencia práctica entre ambas modalidades, a efectos de gastos, es doble. La simplificada permite aplicar un porcentaje adicional en concepto de gastos de difícil justificación, con un tope anual, y utiliza una tabla de amortización propia, más sencilla. A cambio, las amortizaciones y provisiones se calculan con esa tabla simplificada y no con las reglas generales.

La normal se aplica cuando la cifra de negocios supera el umbral reglamentario del conjunto de actividades o cuando se renuncia a la simplificada. Permite el juego completo de provisiones y amortizaciones del Impuesto sobre Sociedades, pero no da derecho al porcentaje de difícil justificación.

Los tres bloques que concentran las liquidaciones

Por experiencia en expedientes de comprobación, tres partidas explican la mayor parte de las regularizaciones en materia de gastos deducibles de autónomos:

• El vehículo. Se deduce el turismo, el combustible, el seguro, el mantenimiento y los peajes sin que exista afectación exclusiva. La Administración lo detecta con facilidad y el ajuste alcanza a todos los ejercicios no prescritos. Es el caso más frecuente y más caro.
• La vivienda. Se deduce el 30% de la factura completa de luz o de internet, cuando lo procedente es el 30% de la parte proporcional a los metros afectos declarados en el modelo censal. La diferencia de importe es de un orden de magnitud.
• Las comidas. Se deducen almuerzos diarios en el propio municipio, sin desplazamiento, o pagados en efectivo. El régimen de dietas y manutención exige cuatro requisitos simultáneos, y el pago por medios electrónicos es uno de ellos.

A ellos se suman, con menos frecuencia pero más importe unitario, las amortizaciones mal calculadas y los gastos de atenciones a clientes deducidos sin respetar el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios.