Quién debe probar qué

La regla general del ordenamiento tributario es que quien pretenda hacer valer su derecho debe probar los hechos constitutivos del mismo. Trasladado a los gastos: corresponde al contribuyente acreditar el gasto que deduce, no a la Administración demostrar que no existe.

Esa distribución no es absoluta. La Administración debe motivar sus regularizaciones, no puede rechazar un gasto por simple sospecha, y cuando invoca la existencia de simulación o de una calificación distinta a la declarada es ella quien soporta la carga de acreditarla. Además, rige el principio de facilidad probatoria: no puede exigirse al contribuyente una prueba que está en poder de la Administración o de un tercero al que ella puede requerir.

En la práctica, esto significa que un expediente bien construido no solo prueba: también desplaza el debate hacia el terreno donde la Administración debe justificar por qué no acepta lo aportado.

Los cuatro elementos que hay que acreditar

1. Realidad del gasto

   Que el bien se recibió o el servicio se prestó. Se acredita con la factura, el justificante de pago con trazabilidad bancaria, el contrato, los albaranes y la correspondencia. En servicios intangibles, con los entregables.

2. Afectación a la actividad

   Que el bien o servicio se destina a la actividad y no al consumo privado. Se acredita con la declaración censal, las características objetivas del bien, la existencia de alternativas para el uso personal y los registros de utilización.

3. Correlación con los ingresos

   Que el gasto se realiza con la finalidad de obtener ingresos. Se acredita conectando el gasto con clientes, proyectos, contratos o líneas de negocio concretas.

4. Forma y registro

   Factura conforme al reglamento, anotación en los libros registro o en la contabilidad e imputación al ejercicio correcto.

Los medios de prueba, ordenados por solidez

El error de construir la prueba tarde

La diferencia entre un expediente que se sostiene y otro que no suele estar en el momento en que se elaboró la documentación. Un registro de desplazamientos contemporáneo, con incoherencias menores propias de un documento real, tiene mucho más valor que una tabla perfecta elaborada tres años después para responder a un requerimiento. Los órganos de comprobación reconocen la diferencia con facilidad.

Cinco hábitos que resuelven la mayor parte del problema:

• Cuenta bancaria separada para la actividad. No es obligatoria en IRPF, pero resuelve por sí sola la trazabilidad de casi todo.
• Pedir factura completa siempre, en el momento de la compra, con NIF y domicilio.
• Una carpeta por proyecto o por viaje, con la documentación asociada archivada en el momento.
• Contrato escrito en todo servicio de importe relevante, especialmente con partes vinculadas.
• Cuentas contables separadas para publicidad, atenciones a clientes, manutención propia y gastos con el personal.

Qué hacer cuando llega el requerimiento

1. Identificar el procedimiento

   Verificación de datos, comprobación limitada o inspección. Cada uno tiene facultades distintas y límites distintos, y la extralimitación es motivo de nulidad.

2. Delimitar el alcance

   Aportar exactamente lo requerido. Ni menos —hay infracción por resistencia— ni más: la documentación aportada voluntariamente amplía el objeto de la comprobación.

3. Ordenar la respuesta

   Un escrito que explique el criterio aplicado y relacione cada documento con cada elemento probatorio, no una carpeta de facturas sin estructura.

4. Alegar antes de la liquidación

   El trámite de alegaciones a la propuesta es el momento con mejor relación entre esfuerzo y resultado de todo el procedimiento.

5. Separar el expediente sancionador

   Aunque se pierda el gasto, la sanción exige culpabilidad motivada. La interpretación razonable de la norma la excluye.