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Dietas y gastos de personal deducibles
La nómina es el gasto más seguro de una empresa: deducible sin condiciones. Los problemas están en el perímetro: las dietas exentas y su acreditación, las retribuciones en especie, las indemnizaciones elevadas y los gastos con el personal que conviven con la frontera de la liberalidad.
Los gastos de personal son deducibles en su integridad, con dos excepciones: el exceso de las indemnizaciones por extinción sobre el umbral legal, y los gastos que encubren retribuciones no declaradas o liberalidades.
El bloque general
| Concepto | Deducible en el IS | Tributación del trabajador |
|---|---|---|
| Sueldos y salarios | 100% | Rendimiento del trabajo |
| Seguridad Social a cargo de la empresa | 100% | No tributa |
| Pagas extraordinarias y variables | 100% | Rendimiento del trabajo |
| Aportaciones a planes de pensiones de empleo | 100% | No tributa en el momento de la aportación, con límites |
| Formación del personal | 100% | No es retribución en especie si la exige el puesto |
| Seguro médico colectivo | 100% | Exento hasta el límite anual por persona |
| Tarjeta restaurante y comedor de empresa | 100% | Exento hasta el límite diario reglamentario |
| Transporte colectivo o tarjeta de transporte | 100% | Exento hasta el límite anual |
| Guardería y primer ciclo de educación infantil | 100% | Exento sin límite en los términos previstos |
| Cena de empresa y obsequios navideños | Deducible | Retribución en especie si la entrega es habitual |
| Indemnización por despido hasta el importe obligatorio | 100% | Exenta hasta el límite legal |
| Indemnización por extinción superior al umbral | No deducible el exceso | Rendimiento del trabajo |
Dietas exentas: el régimen y su acreditación
Las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción, manutención y estancia de sus trabajadores están exceptuadas de gravamen en el IRPF del perceptor, dentro de los límites reglamentarios. Para la empresa son gasto de personal deducible por su importe íntegro, superen o no esos límites; lo que varía es la tributación para el trabajador.
| Concepto | Importe exceptuado de gravamen |
|---|---|
| Locomoción en vehículo propio | Importe reglamentario por kilómetro, más peajes y aparcamiento justificados |
| Locomoción en transporte público | Importe justificado con factura |
| Manutención en España sin pernoctar | 26,67 € diarios |
| Manutención en España pernoctando | 53,34 € diarios |
| Manutención en el extranjero sin pernoctar | 48,08 € diarios |
| Manutención en el extranjero pernoctando | 91,35 € diarios |
| Estancia | Importe justificado con factura, sin límite |
La clave está en la acreditación. El pagador debe poder justificar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento. La falta de esa acreditación es el motivo habitual de regularización: no se discute el importe, se discute que exista desplazamiento. Y la consecuencia recae sobre las retenciones no practicadas, con sanción para la empresa.
Requisitos que suelen fallar
- Desplazamiento fuera del centro de trabajo habitual. Las dietas no amparan la comida diaria en el propio centro de trabajo. Para eso está la exención de vales de comida o comedor de empresa, con su propio límite.
- Registro documental por desplazamiento: parte de viaje con fecha, destino, cliente o proyecto, y motivo.
- Coherencia con el puesto. Dietas sistemáticas a personal de administración sin funciones de desplazamiento generan sospecha inmediata de retribución encubierta.
- Límite temporal. Los importes de manutención dejan de estar exceptuados cuando el desplazamiento a un mismo municipio se prolonga más allá del plazo reglamentario.
El límite de las indemnizaciones
El artículo 15 i) de la LIS declara no deducibles los gastos derivados de la extinción de la relación laboral, común o especial, o de la relación mercantil de administradores y miembros de consejos de administración, que excedan del mayor de estos dos importes: un millón de euros por perceptor, o el importe exento conforme a la normativa del IRPF.
Es una limitación que solo afecta a indemnizaciones elevadas, pero cuando aplica lo hace de forma contundente y sin posibilidad de traslado a ejercicios siguientes.
Dietas y gastos de personal
¿Quién debe probar que el desplazamiento existió?
La carga recae sobre el pagador, que es quien debe acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento para justificar que las cantidades abonadas están exceptuadas de gravamen. Es un criterio consolidado y explica por qué las regularizaciones por dietas se dirigen a la empresa, en forma de retenciones no practicadas, y no al trabajador.
¿Puedo pagar dietas a un administrador?
El régimen de dietas exceptuadas de gravamen se aplica a los perceptores de rendimientos del trabajo, categoría en la que se incluyen los administradores. Ahora bien, la Administración examina con especial atención las dietas abonadas a administradores de sociedades pequeñas, por el riesgo de que encubran retribución no declarada. El soporte documental del desplazamiento es aquí más importante todavía.
¿La cesta de Navidad tributa para el trabajador?
Constituye retribución en especie cuando la entrega responde a un uso consolidado en la empresa, con el correspondiente ingreso a cuenta. Para la empresa es gasto deducible como gasto conforme a usos y costumbres respecto del personal, sin computar en el límite del 1% de atenciones a clientes. El IVA soportado en su adquisición, en cambio, no es deducible.
¿Qué pasa si pago dietas por encima del límite?
Para la empresa siguen siendo gasto deducible: el límite no afecta a la deducibilidad sino a la exención en el IRPF del trabajador. El exceso constituye rendimiento del trabajo sujeto y debe someterse a retención e incluirse en el modelo 190. Omitir esa parte es el error habitual y genera liquidación de retenciones más sanción.
¿Es deducible el gasto de un empleado que también es socio?
Sí, si presta servicios efectivos y la retribución responde al valor de mercado. Al tratarse de una operación vinculada, la valoración debe poder justificarse y, según el volumen, existe obligación de documentación. La regularización típica en sociedades familiares no cuestiona la existencia del gasto sino su cuantía, cuando se aparta de lo que pagaría un tercero independiente.
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Aviso. Este contenido es informativo y refleja la normativa y el criterio administrativo vigentes en la fecha de su última revisión. Los importes, porcentajes y límites cuantitativos se modifican con frecuencia por leyes de presupuestos y reglamentos, y algunos criterios están pendientes de consolidación jurisprudencial. No sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto. Para una respuesta sobre su situación, escríbanos a Contacto@LRB.es.
¿Tiene dudas sobre un gasto concreto?
Revisamos qué gastos está deduciendo, cuáles no está deduciendo pudiendo hacerlo y cuáles no resistirían una comprobación. Un análisis previo cuesta mucho menos que una liquidación con sanción.