1. Multas, sanciones y recargos

Multas y sanciones penales y administrativas, recargos del período ejecutivo y recargos por presentación fuera de plazo sin requerimiento previo. Se excluyen porque su finalidad es punitiva o disuasoria: admitir su deducción reduciría el efecto de la sanción a costa del erario.

La excepción relevante son los intereses de demora tributarios, cuya naturaleza es indemnizatoria del retraso y no sancionadora, y que conforme al criterio consolidado sí son deducibles. Se explica en multas, sanciones y recargos.

2. Donativos y liberalidades

Todo desembolso sin contraprestación ni correlación con los ingresos. Con las excepciones ya conocidas: atenciones a clientes y proveedores hasta el 1% del importe neto de la cifra de negocios, gastos conforme a usos y costumbres respecto del personal, gastos de promoción de ventas y los que estén correlacionados con los ingresos.

Los donativos a entidades acogidas al régimen de mecenazgo no son gasto deducible, pero sí generan deducción en la cuota, que es un cauce distinto y frecuentemente más ventajoso.

3. El propio IRPF y determinados tributos

La cuota del IRPF no es gasto. Tampoco lo es el IVA soportado que resulte deducible, porque no constituye coste: se recupera. Sí es gasto el IVA soportado que no resulte deducible, que forma parte del coste del bien o servicio adquirido.

4. Gastos personales y del entorno familiar

La categoría más amplia y la que genera más regularizaciones. Comprende todo consumo privado imputado a la actividad:

• Vestuario de calle, aunque se adquiera para trabajar.
• Vivienda en la parte no afecta, y su mobiliario.
• Vehículo de uso mixto y todos sus gastos asociados.
• Comidas y ocio no vinculados a un desplazamiento profesional.
• Colegios, actividades y gastos de los hijos.
• Gastos médicos y de bienestar personal, salvo el seguro de enfermedad dentro de su límite.
• Viajes de vacaciones y desplazamientos de acompañantes.

5. La retribución del propio titular

El empresario o profesional persona física no puede asignarse un sueldo deducible: el rendimiento neto de la actividad es su retribución. Cualquier apunte de «nómina del titular» es un gasto inexistente. Distinto es el caso del cónyuge o los hijos que trabajan en la actividad, cuya retribución sí es deducible si concurren los requisitos legales.

6. Gastos no justificados documentalmente

Sin factura ni documento equivalente, y sin ningún otro medio de prueba, no hay deducción. La única excepción es el porcentaje de difícil justificación de la estimación directa simplificada, que precisamente existe para cubrir esa franja de pequeños gastos.

7. Gastos con paraísos fiscales

Los gastos de servicios correspondientes a operaciones realizadas con personas o entidades residentes en jurisdicciones no cooperativas, o pagados a través de ellas, no son deducibles salvo que se pruebe que responden a una operación efectivamente realizada. La carga de la prueba se invierte y es exigente.

8. Gastos de ejercicios prescritos y de actividades no iniciadas

Un gasto de un ejercicio prescrito no puede deducirse en uno posterior, y los gastos anteriores al inicio de la actividad plantean el problema de correlación descrito en el pilar de IRPF. En ambos casos la cuestión es de imputación temporal, no de naturaleza del gasto.

Consecuencias de deducir un gasto no deducible

La sanción no es automática: exige que la Administración motive la culpabilidad, y una interpretación razonable de la norma excluye la responsabilidad. Esa es la línea de defensa habitual en los supuestos discutibles, y es donde la calidad de las alegaciones marca la diferencia. En los casos manifiestos —deducir gastos personales evidentes— esa vía no está disponible.